Sistema de Gestão Funciona em Posto de Gasolina? Constantemente me perguntam: Qual é o melhor sistema de gestão para posto de combustível?
Ou ainda escuto reclamações do tipo: meu sistema do posto não funciona. É complexo, ou até mesmo que não ajuda. Será que você já pensou assim um dia?
Quantos empresários fazem rodízios de sistema, acreditando que esses sistemas farão mágicas. Que em minutos estará tudo certo, ai teremos o melhor sistema de gestão que funciona em posto de gasolina.
Para quebrar todos esses paradigmas, vou relatar a importância de se utilizar o sistema de gestão como seu maior aliado, no caso, melhor aliado do Posto!
Subutilização do Sistema por Falta de Registros
Eu sempre começo dizendo: “Você pode ter o melhor sistema, ser o mais caro no mercado, e ter a maior equipe de suporte disponível para você. Mas, se a gestão do seu posto não se comprometer com a sustentação do seu sistema, tudo vai pôr água abaixo”.
Ou seja, o sistema não faz mágica! Ainda rs! Qualquer sistema que for instalado ou escolhido no posto deve receber informações reais e completas que representarão a saúde financeira e operacional do seu posto de combustível.
Mas qual a razão que leva a subutilização do sistema do posto? Essa resposta é simples: Os gestores deixam de acreditar no sistema em razão do processo que é criado para que tudo funcione, pois dá trabalho.
Gestores Encaram Como Rotina Sendo Complexa
Realmente dá trabalho manter um sistema funcionando, exige comprometimento, clareza, gestão rápida e pró atividade. Ou seja, requer um conjunto de atitudes e atividades, mas que juntas e efetivas farão que o sistema funcione como um relógio.
Começa por um dia de atraso nos registros das transações e documentos, depois passa acumular uma semana, um mês, um ano…e pronto, o sistema não tem mais utilidade.
Bom para resumir, depois de muito tempo acumulado sem registros, com certeza a gestão desanima, pois virou uma bola de neve e deixa tudo como está passando a utilizar apenas para exigência fiscal, pois sua essência foi perdida no caminho.
Será que o motivo de você não gostar, não utilizar 100%, trocar constantemente e entender ser desnecessário sua manutenção é motivo para não primar pela gestão do seu posto?
Enfim, esse artigo é um alerta aos donos e gestores que subestimam os sistemas de gestão e passam a fazer gestão e tomar decisões pelo “achismo”.
Para tentar esclarecer melhor a finalidade de um sistema de gestão em posto, a seguir vou relatar suas funcionalidades e como conseguir fazer funcionar a rotina de informações e valorizar a utilização de um sistema.
Qual a Importância do Sistema de Gestão no Posto de Gasolina?
O sistema de gestão veio para ajudar donos e gerentes de postos conhecerem mais os âmbitos da contabilidade e finanças decorrentes das atividades da operação.
Sabemos que o coração da empresa não é apenas vendas, mas sim a capacidade em gerar condições financeiras e estratégicas para se fazer as vendas.
Sem dinheiro, sem precificação, sem contabilidade não é possível algum empresário dizer que está tendo lucro ou está escalando seu negócio.
Portanto o objetivo do sistema de gestão é: Inserir informações da operação (Input), Fazer o sistema agrupar e preparar um banco de dados e informações (processamento) e, por fim, emitir informações gerenciais solicitadas (output), fiscais, financeiras, operacionais, contábil, entre outras, que farão o dono ou gestor tomar as decisões baseadas em fatos, a partir da emissão de relatórios.
Então, Como ter Uma Super Utilização do Sistema?
Primeiramente o dono ou gestor não devem terceirizar a culpa do não comprometimento, ou do esforço a mais exigido para o sistema atual.
Caso de troca deve ocorrer a partir do momento que seja identificado que determinada peculiaridade de informação ou velocidade de alguma informação seja limitada por esse sistema atual.
Em casos de se comprovar que o sistema atual não é compatível com a demanda a ser atendida na gestão, novas rodadas de testes em outros sistemas devem se iniciar, mas nunca paralisar o ciclo de informação.
Depois de classificar seu sistema como o ideal é hora de fazer valer a manutenção que você paga e o principal, o dinheiro que você investiu e ainda investe em seu negócio para manter ele em atividade, acho que já é um bom motivo para se esforçar não acha?
Importante Definir as Prioridades e Delegar Responsabilidades
Defina as prioridades das rotinas e as pessoas responsáveis por cada rotina. Com certeza após a delegação das responsabilidades, seu sistema nunca mais será subutilizado. Mas um detalhe, esse comprometimento deve existir primordialmente por parte do “dono” ou “diretor da rede”.
Adicionando boas práticas e técnicas de gestão financeira, já será possível dar o primeiro passo para ter um posto “auto gerenciável”.
Importante valorizar esse esforço e criar a disciplina diária nos registros das transações, pois somente será possível tomar decisões a partir das informações processadas, possibilitando que os relatórios expressem a realidade dos fatos ocorridos no posto no determinado mês ou ano.
Feito tudo isso, não tem como a gestão e o dono do posto não ter informações suficientes para entender o momento atual e buscar planos de correções de rotas nas estratégias e processos que vão possibilitar o posto de crescer.
A Recomendação do Portal Seu Posto de Gasolina
Diante dessas justificativas e orientações, nosso conselho é que você dono ou gestor reavalie o conceito sobre sistema de gestão e crie um caminho de pró atividade e foco na gestão do negócio, que somente é possível com a utilização do sistema em referência.
Acredite, o sistema de gestão do seu posto está a favor do crescimento, não encare como um problema ou concorrente a ser combatido!
